Databehandleraftale

Kunden er dataansvarlig for de personoplysninger, kunden og kundens brugere lægger ind i Tilsynsmonitor. Tilsynsmonitor er databehandler og behandler alene disse oplysninger efter kundens dokumenterede instruks. Tilsynsmonitor er selvstændigt dataansvarlig for egne konto-, kontakt- og faktureringsoplysninger, jf. privatlivspolitikken.

Behandlingen omfatter drift af Tilsynsmonitor som ledelses- og kvalitetsværktøj til tilsyn, dokumentation, handlinger og opfølgning. Aftalen løber, så længe kunden har en aktiv aftale om brug af tjenesten, og indtil data er slettet eller returneret efter punkt 9.

• Registrerede: kundens brugere, ledere, medarbejdere samt kontaktpersoner hos kunden.
• Oplysningstyper: navn, arbejdskontaktoplysninger, rolle og stilling, kompetencer og kursusdatoer, brugeraktivitet samt organisatoriske og tilsynsrelaterede oplysninger i handlinger, dokumenter og noter.
• Tjenesten er ikke beregnet til borgerjournaler. Kunden må ikke indlægge CPR-numre, helbredsoplysninger eller andre unødvendige oplysninger om borgere, herunder særlige kategorier af oplysninger.

Tilsynsmonitor behandler alene personoplysninger efter kundens instruks. Kundens brug af tjenestens funktioner udgør den løbende instruks sammen med denne aftale. Behandling påkrævet efter EU-ret eller dansk ret oplyses over for kunden, medmindre lovgivningen forbyder det.

Alle, der får adgang til oplysningerne hos Tilsynsmonitor, er underlagt fortrolighed, og adgang gives kun i det omfang, det er nødvendigt for drift, support og fejlretning.

Tilsynsmonitor har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. bilag B. Der gøres ikke krav på certificeringer.

Kunden giver generel godkendelse til brug af underdatabehandlere. Den aktuelle oversigt findes under underdatabehandlere. Tilsynsmonitor varsler ændringer med rimeligt varsel, så kunden kan gøre indsigelse. Underdatabehandlere pålægges tilsvarende forpligtelser som i denne aftale.

• Bistand ved registreredes anmodninger om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet.
• Underretning uden unødig forsinkelse ved brud på persondatasikkerheden med de oplysninger, kunden har brug for til egen anmeldelse.
• Rimelig bistand ved konsekvensanalyse (DPIA) og forudgående høring, hvor det er relevant for tjenesten.

Ved aftalens ophør sletter eller returnerer Tilsynsmonitor efter kundens valg kundens personoplysninger og sletter eksisterende kopier, medmindre opbevaring kræves efter EU-ret eller dansk ret. Sletning og eventuel udlevering sker som en aftalt proces efter kundens anmodning inden for en aftalt frist.

Tilsynsmonitor stiller de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at påvise overholdelse af artikel 28, og medvirker ved revision eller inspektion foretaget af kunden eller en revisor bemyndiget af kunden, i rimeligt omfang og efter forudgående varsel.

Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker kun på et gyldigt overførselsgrundlag efter forordningens kapitel V. Det konkrete grundlag for den enkelte underdatabehandler fremgår af underdatabehandleroversigten, efterhånden som det er kontraktuelt verificeret.

Ved uoverensstemmelse mellem denne aftale og øvrige aftaler mellem parterne har denne aftale forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger. Ændringer varsles skriftligt.

• Formål: drift af Tilsynsmonitor til tilsynsforberedelse, egenkontrol, dokumentstyring, handlinger, kompetenceoverblik og rapportering.
• Karakter: opbevaring, strukturering, visning, analyse af tekst og dokumenter via AI-funktion samt generering af rapporter.
• Varighed: så længe kundens aftale er aktiv, jf. punkt 9.
• Registrerede og oplysningstyper: som beskrevet i punkt 3.

• Adgangsstyring: personlige brugerkonti med adgangskode, rollestyring og invitationsbaseret adgang til organisationen.
• Organisationsadskillelse: adgangskontrol i databasen (row level security), så en organisations data kun er tilgængelige for organisationens egne brugere.
• Filhåndtering: private lagerspande uden offentlig adgang; filer hentes via kortlivede, signerede links, og filtype- og størrelseskontrol håndhæves serverside.
• Kryptering: trafik krypteres i transit (TLS); data lagres hos hostingleverandøren.
• Logning: hændelseslog over væsentlige handlinger i organisationen, som ikke kan ændres af brugerne.
• Mindste privilegium: administrative adgange begrænses til det nødvendige, og hemmeligheder håndteres kun serverside.

Se den aktuelle oversigt på /underdatabehandlere.